Jedes erlaubnispflichtige Güterkraftverkehrsunternehmen muss seit dem 04.12.2011 mindestens 1 zuverlässige und fachkundige Person als Verkehrsleiter (VL) benennen, die die Verkehrsaktivitäten dieses Unternehmens tatsächlich und dauerhaft leitet. Das kann der Unternehmer selbst sein oder aber eine entsprechend qualifizierte Person.
- Variante 1: Benennung eines zuverlässigen und fachkundigen internen Verkehrsleiters, der die Verkehrstätigkeiten des Unternehmens tatsächlich und dauerhaft leitet, seinen ständigen Aufenthalt in der EU hat, in einer echten Beziehung zu dem Unternehmen steht, z.B. als Angestellter, Direktor, Eigentümer oder Anteilseigner, oder die Verwaltungsgeschäfte des Unternehmens führt oder, wenn das Unternehmen eine natürliche Person ist, selbst diese Person ist. Der Unternehmer hat also die Wahl, selbst die Funktion des internen VL zu übernehmen (wenn er fachkundig ist) oder aber eine Person als internen VL zu benennen (wenn die Behörde dem zustimmt). Benennt er einen internen VL, wird i.d.R. ein Arbeitsvertrag mit dem VL geschlossen. Ein interner VL muss aber nicht zwingend angestellt sein und ihm muss nicht Prokura erteilt werden.
- Variante 2: Benennung eines zuverlässigen und fachkundigen externen Verkehrsleiters mit ständigem Aufenthalt in der EU, der vertraglich beauftragt ist, Aufgaben als Verkehrsleiter für das Unternehmen auszuführen. Im Geschäftsbesorgungsvertrag zwischen dem Unternehmen und dem externen VL sind die von diesem tatsächlich und dauerhaft durchzuführenden Aufgaben sowie seine Verantwortlichkeiten als VL genau zu regeln. Der externe VL hat die festgelegten Aufgaben ausschließlich im Interesse des Unternehmens zu erfüllen, für das er tätig ist, und muss seine Verantwortlichkeiten unabhängig von anderen Unternehmen wahrnehmen, für die das Unternehmen Beförderungen durchführt. Damit soll z.B. verhindert werden, dass ein größerer Transportunternehmer seine angestellten Fahrer zu seinen Subunternehmern umfunktioniert und gleichzeitig als deren VL fungiert. Ein externer VL darf die Verkehrsaktivitäten von maximal 4 Unternehmen mit einer Flotte von zusammengenommen maximal 50 Fahrzeugen leiten.